Eesti Arhiivi Ühendriikides liikmeskonda kuulub 21 organisatsiooni, millistest esindatud olid: Connecticuti Eesti Selts kahe esindajaga, Eesti Abistamiskomitee kolme esindajaga, Eesti Rahvuskomitee Ühendriikides kolme esindajaga, Eesti Spordiliit USA-s ühe esindajaga, Eesti Vabadusvõitlejate Liit ühe esindajaga, Eesti Üliõpilaste Toetusfond ühe esindajaga, Eesti Gaidide Malev USA-s kahe esindajaga, Korp! Filiae Patriae ühe esindajaga, Korp! Rotalia ühe esindajaga, Lakewoodi Eesti Ühing kolme esindajaga, E.E.L.K. Lakewoodi Pühavaimu kogudus kahe esindajaga, New Yorgi Eesti Haridusselts kolme esindajaga, E.E.L.K. Lexington Ave. kogudus ühe esindajaga, kokku 25 volitust.
Oma esindajat või volitust polnud saatnud: Ülemaailmne Eesti Kesknõukogu, Kultuurfond, Korp! Sakala, Eesti Üliõpilaste Selts, Eesti Üliõpilaste Selts Baltimore Koondis, Bostoni Eesti Selts ja Baltimore Eesti Selts.
Koosolekut juhatas Arhiivi direktor Enda Mai (Michelson) Holland, kes avas koosoleku ning andis omapoolse aruande möödunud aasta tegevusest ja tutvustas käesoleva aasta tegevuskava. Aruannetega esinesid arhiivi kuraator Ellen Tehve, arhiivi laekur Elna Marika Palango, rev. komisjoni esimees Karl Noor.
Vabatahtliku tööjõuna töötab esmaspäeviti 18 isikut: arhiivi juhataja Enda-Mai Michelson Holland, administratiivsed küsimused ja kirjavahetus; arhiivi kuraator Ellen Tehve, materjalide ülevaade ja paigutamine; Eda Treumuth kartoteek; Irene Verder, sissetulnud materjalide kirjapanemine ja materjalide annetajatele kviitungite saatmine; Anita Pallop ja Endel Pool, fotoarhiiv; Juhan Urm, ajalehed; Toomas Tehve, isikute kartoteeg; Maie Currie, videote ja filmide ning audiokasettide salvestamine ja katalogiseerimine; Epp Kuhn ja Airi Vaga, arhiivile antud taieste katalogiseerimine ja arvutisse salvestamine, pildistamine ja mõõtmine; Indrek Ojamaa, arvutite korrashoius abistamine ja ta on abiks programmide ülevaatusel; Peep Saluri, surmateated ja surmakuulutused; Elna Marika Palango, majandus ja arhiivi finants; Karin Lichter ja Imbi Sepp, raamatute katalogiseerimine ja arvutisse sisendamine; Krista Uudna Tammaru, perioodika, ning Illa Toompuu, vanadele raamatutele kaitsekaante panemine ja Juhan Simonson, ERKÜ arhiivi läbivaatamine. Arhiivi finantskomiteesse kuuluvad Elna Maarika Palangole lisaks Karl Noor, Anita Pallop, Marju Rink-Abel ja arhiivi direktor Enda Mai Holland ex officio ning nõunikuna Maie Currie.
Arhiivi direktor tutvustas BaltHerNet'i ehk Baltic Heritage Network tegevust ja eesmärke. See hõlmab kolme Balti rahva kirjaliku pärandi arhiivindamise tegevust. BaltHerNet'i koduleheküljel on ka "link" Eesti Arhiivi Ühendriikides koduleheküljele, kust on võimalik leida vajalikku informatsiooni arhiivi kohta. Arendamisel on arhiivi andmebaasi kättesaadavus nii BaltHerNeti kui ka Minnesota ülikooli juures asuva Immigratsiooni Ajaloo Keskuse kaudu, (Immigration History Research Center, IHRC). Vastavat programmi tutvustasid Matt Piller ja Rein Linask. Märkimist väärib, et osa arhiivile annetatud informatsioonist on kuulutatud "suletuks" kuni teatud ajani ja arhiiv austab annetajate soove ning selliste kogude informatsiooni ei sisestata arvutisse ega internetti. Praegu ei saadeta enam midagi IHRC kogudesse, sest ka seal on ruumipuudus, kuid arhiiv ootab, et kõik siin elanud kaasmaalased ja tegutsenud organisatsioonid saadaksid oma arhiivid Eesti Arhiivile Ühendriikides, mille asukoht on Lakewood, NJ. Vastav informatsioon on leitav Vaba Eesti Sõna 8. leheküljel. Põhimõte on, et siin maal toimunud eesti tegevuse arhiivid peavad jääma Ameerikasse. Ka nende organisatsioonide arhiivid, kes on taastanud oma tegevuse ja koordineerinud seda Eesti vastava organisatsiooniga. Tänuväärseks nähtuseks peab arhiiv, et kogude annetajad annetavad ka majanduslikku toetust arhiivile, sest arhiivi kulud on suured (elekter, gaas, kastid materjalide säilitamiseks, hoone korrashoid jpm.), kuigi palgalist tööjõudu arhiiv ei kasuta.
Direktor Enda-Mai Holland teatas, et siiani arhiivi poolt kõige suurem raamatute saadetis saabus Võru Keskraamatukogule, mille juhataja Inga Kuljus tänas raamatute eest ja nimetab oma lühikirjas, et ingliskeelseid raamatud jagatakse kooliõpilastele. Raamatute saatmine on suurte kuludega seotud ja arhiiv kaalub selle teenuse lõpetamist.
Arhiivi juhatusse valiti tagasi kolmeks aastaks Anita Pallop, Juhan Simonson ja Krista Tammaru. Arhiivi juhatus on 10-liikmeline. Juhatusse kuulutuvad eelmainitutele lisaks: Enda Mai Michelson Holland, Thomas Vaga, Ivar Kesse, Endel Pool, Irene Verder, Henno Uus ja Elna Marika Palango.
Eesti Arhiivi peaülesanne on säilitada Ühendriikides elanud ja elavate eestlaste ajalugu, mis on samas ka Ühendriikide ühe rahvaosa ajalugu.
Kui lugejatel on võimalus, võiksid nad saata arhiivile oma tegevuse lõpetanud organisatsiooni või koguduse arhiive, samas ka igavikku lahkunud kaasmaalaste arhiive ja fotosid, kus on fotodel esitatud isikute või isiku nimi, arvatav aasta ja koht. Iga lahkunuga viiakse mälestusi, nimesid ja ajalugu hauda. Aidakem igaüks meist säilitada meie ajalugu tulevastele põlvedele siin Ühendriikides. Üli- ja kõrgkoolides õppivate noorte jaoks on meie rahva keel, rikas kultuur, käekäik ja rahvuslik tegevus nende uurimistele ja lõputöödele suureks abiks.
Informatsioon selle kohta on tallel Eesti Arhiivi kogudes.
Airi Vaga
